CONCEPTVERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING 15 juni 2026

Datum                  : maandag 15 juni 2026

Locatie                 : Oude Stadhuis, Dam 1 te Ameide

Aanvang              : 19:30 uur (inloop en inzage stukken vanaf 19:00 uur)

Aanwezig            : Leden: 5 personen

Bestuur: Jory Verwolf (interim-voorzitter), Maks van Middelkoop (secretaris), Corrie Middelkoop-den Oudsten (penningmeester), Kees Uittenbogaard, Jolanda Vink-den Oudsten, Corrie Molenaar-Blok, Truus Burggraaf-Verheij, Joke Kreukniet en Marjan van Dijk-Ruchti (bestuursleden)

Afwezig               : Dick Roodhorst en Sam Janse (bestuursleden)

Opening door de voorzitter

Jory Verwolf heet de aanwezigen welkom. De reden voor deze extra ledenvergadering is de wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement van de Historisch Vereniging Ameide en Tienhoven (HVAT), waarvoor goedkeuring aan de leden wordt gevraagd.

De uitnodiging voor deze extra vergadering is aangekondigd en voorbesproken in de ledenvergadering van 21 mei jl., gepubliceerd op de website van de HVAT en geplaatst in Het Kontakt van 4 juni jl.

De stukken voor vanavond konden van tevoren bij de secretaris worden opgevraagd.

Ingekomen stukken en mededelingen

Er zijn geen ingekomen stukken.

Jory meldt dat dit de eerste keer is dat er weer in het stadhuis wordt vergaderd na de renovatie. De ruimtes moeten nog wel verder worden ingericht; dit zal op korte termijn gebeuren.

Statutenwijziging

Aanleiding voor de statutenwijziging van de HVAT is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), die – na een overgangsperiode van vijf jaar – per 1 juli 2026 volledig moet worden nageleefd. De statuten van de HVAT dateren uit 1991 en voldoen niet aan de WBTR. Daarom moeten deze worden aangepast. Hiervoor is het model van de website van de WBTR als basis gebruikt.Dit model is opgesteld door een notaris.

Aan de leden wordt nu gevraagd om in te stemmen met de gewijzigde statuten en het bestuur te machtigen dit verder uit te voeren. Uitgangspunt is dat we gebruikmaken van de modelstatuten van de WBTR en daarbij zo dicht mogelijk bij onze huidige statuten blijven. Als de notaris aangeeft dat iets beter kan worden weggelaten of worden gewijzigd, dan zal dit advies worden overgenomen.

Overgenomen uit de oude statuten zijn o.a. de middelen/activiteiten hoe wij ons doel willen bereiken (deze zijn toegevoegd aan artikel 2, lid 2) en het beheer van de historische collectie van de HVAT (door het bestuur); dit is toegevoegd aan artikel 9, lid 6.

Een overzicht van de wijzigingen wordt doorgenomen en toegelicht.

Aandachtspunten voor de nieuwe statuten zijn o.a.:

Een regeling rondom belet en ontstentenis

In de statuten moet verplicht een regeling worden opgenomen voor afwezigheid van alle bestuursleden. In de oude statuten van de HVAT stond alleen een regeling opgenomen wat er gebeurt bij afwezigheid van één of meerdere bestuurders. Deze regeling is nu uitgebreid (artikel 9 lid 11).

Donateurs en minderjarige leden

De modelstatuten van de WBTR voorzien nadrukkelijk niet in donateurs en minderjarige leden. Deze stonden wel opgenomen in de oude statuten van de HVAT, maar komen in de praktijk niet voor. Daarom zijn alle bepalingen over donateurs en jeugdleden niet meer opgenomen in de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement.

Documenteren van vergaderingen en besluitvorming volgens de WBTR-richtlijnen

Essentieel is het vastleggen van de inhoud van de besluiten, de stemming, de aanwezigen en de zorgvuldige overweging, bij voorkeur in getekende notulen. Alle bepalingen hierover zijn overgenomen uit de modelstatuten.

Aan de notaris van de HVAT zal worden gevraagd of de opsomming van besluiten waarvoor het bestuur goedkeuring nodig heeft van de Algemene Vergadering (artikel 12, lid 5 van de huidige statuten), ook moet terugkomen in de nieuwe statuten. Als dit niet nodig is, laten we deze opsomming weg (het overzicht staat voorlopig in de nieuwe statuten onder artikel 10 lid 3).

Geen Raad van Toezicht

Onze vereniging kent geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden). Wel een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur, waarvan de functies, taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement. We hebben geen verdere specificaties opgenomen wat betreft de uitvoerende/toezichthoudende functies binnen het bestuur, of een onderscheid gemaakt tussen het dagelijks en algemeen bestuur.

De Algemene Vergadering (AV) is het hoogste orgaan van de vereniging en heeft automatisch een toezichthoudende rol. De AV controleert het bestuur en keurt het beleid goed, bijv. via de kascommissie. Het is echter geen toezichthoudend orgaan in de zin van de WBTR (zoals een Raad van Toezicht) en dus hoeft de AV ook niet aan de eisen van de WBTR te voldoen.

In de nieuwe statuten is onderstaand artikel opgenomen (eenzelfde tekst staat ook in artikel 13 van de oude statuten van de HVAT). Dit is voldoende wat betreft het regelen van toezicht bij een vereniging.

“Algemene vergadering: bevoegdheden en bijeenroeping

Artikel 14 lid 1 [van de nieuwe statuten]

Aan de algemene vergadering komen binnen de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen van de vereniging zijn opgedragen.”

 Digitale besluitvorming

Statuten moeten voorzien in digitale of hybride deelname aan vergaderingen, als je deze vergaderingen als vereniging wilt kunnen houden. Ook moet dan voldaan worden aan bepaalde randvoorwaarden, o.a. identificatie, stemuitoefening en oproeping.

De bepalingen die betrekking hebben op digitale besluitvorming zijn overgenomen uit de modelstatuten, zodat de HVAT goed is voorbereid op de toekomst.

Vanuit de aanwezige leden worden de volgende vragen gesteld n.a.v. de toelichting op de wijzigingen:

• Aan het bestuur wordt gevraagd om bewust met de WBTR om te gaan. Het is straks op papier goed geregeld, maar het zal de nodige aandacht en inspanningen van een verenigingsbestuur vragen om de nieuwe regels ook daadwerkelijk in de praktijk uit te voeren.
• Wordt er ook een evaluatiemoment gepland, bijv. over een jaar? Dit is ook goed om de aandacht voor de wijzigingen in de praktijk vast te blijven houden. [Er zal een evaluatie worden gepland.]
• Wat wordt precies verstaan onder begunstigers (artikel 5 Aanmelding en toelating, lid 4.)?

Staan zij hier op de juiste plaats vermeld (tussen de tekst over de leden) en is de naam wel goed gekozen (is er misschien een modernere term voor begunstigers)? [Dit wordt nagevraagd bij de notaris.]

De Algemene Vergadering gaat akkoord met de wijzigingen van de statuten conform het voorstel.

De vervolgstappen zijn nu:

• voor aanpassing van de statuten wordt op korte termijn een afspraak met een notaris gemaakt;
• daarna vindt de vastlegging van de nieuwe statuten bij de Kamer van Koophandel plaats;
• de nieuwe statuten komen na ondertekening bij de notaris op de website van de HVAT te staan;
• de conceptnotulen van de ledenvergaderingen van 21 mei en 15 juni 2026 worden gepubliceerd in het nieuwsblad van september 2026.

Huishoudelijk Reglement (nieuw)

Het huishoudelijk reglement van de HVAT was ook gedateerd. Dit reglement is geactualiseerd en sluit nu aan op de nieuwe statuten.

Aandachtspunten waren o.a.:

• Artikel 2 Leden: ‘… waaronder gezinsleden’ -> deze toevoeging is vervallen. Donateurs zijn uit dit artikel verwijderd.
• Artikel 4 t/m 6: de taakomschrijvingen van de voorzitter, secretaris en penningmeester zijn geactualiseerd.
• Artikel 5: de termen ledenregister en ledenlijst werden naast elkaar gebruikt. De teksten hierover zijn nu samengevoegd.
• Artikel 8: toegevoegd is dat wij het vier-ogen-principe hanteren bij uitgaven boven een bepaald bedrag, dat is vastgesteld op € 5.000,00. Dat betekent dat er dan altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen.
• Artikel 10: in het oude reglement stonden werkgroepen en commissies genoemd die niet meer bestaan, terwijl enkele huidige werkgroepen en commissies ontbraken in de opsommingen. Verder stonden er bepalingen vermeld over de structuur, hun financiële middelen en jaarverslagen, die niet (meer) juist zijn.
• Artikel 12 Contributie: in het huidige reglement stond nog vermeld dat de contributie per acceptgirokaart wordt geïnd, dat deze ieder jaar bij vooruitbetaling dient te worden voldaan en dat bij tussentijdse toetreding de contributie verschuldigd is vanaf het eerstvolgende kwartaal. Deze bepalingen kloppen niet meer en het artikel is geactualiseerd.

Vanuit de aanwezige leden wordt de volgende vraag gesteld n.a.v. de toelichting op de wijzigingen:

• het weglaten van de toevoeging ‘gezinsleden’ in artikel 2: kan bijvoorbeeld een echtgenote van een lid nog wel gemachtigd worden om te stemmen bij een ledenvergadering?

Het bestuur heeft hierover ook gediscussieerd en beaamt dat dit inderdaad een grijs gebied/spanningsveld betreft. In de praktijk kan met deze bepaling wellicht soepel worden omgegaan, maar formeel gezien mogen alleen leden stemmen.

Partners zouden beiden lid kunnen worden. Ook is het mogelijk om het lidmaatschap in de ledenadministratie op naam van de partner over te zetten, als deze meer belangstelling hiervoor blijkt te hebben dan het geregistreerde lid.

De Algemene Vergadering gaat akkoord met de wijzigingen van het huishoudelijk reglement conform het voorstel.

Afscheid (oud)bestuurslid Andrea van Bruggen

Jory bedankt Andrea van Bruggen voor haar inzet en betrokkenheid bij de HVAT. Andrea heeft geprobeerd om een excursie nieuwe stijl op te zetten, maar de belangstelling hiervoor bleek helaas tegen te vallen en wordt daarom niet voortgezet. Andrea treedt nu wegens tijdgebrek uit het bestuur, maar blijft actief als vrijwilliger. Ze wil wellicht in de toekomst opnieuw bestuurslid worden. Andrea ontvangt een cadeaubon als dank.

Rondvraag

Een lid meldt dat er negatieve berichten over het bestuur van de HVAT rondgaan in relatie tot de sloop- en nieuwbouwplannen van woningen in de J.W. van Puttestraat. Hij wil hiervoor waarschuwen, zodat de HVAT niet in een verkeerd daglicht komt te staan. Wellicht moet het bestuur beter communiceren wat het standpunt van de HVAT is wat betreft deze plannen?

Jory meldt dat de HVAT naar dergelijk plannen kijkt vanuit een cultuurhistorisch perspectief (bescherming dorpsgezicht); dit is een van de taken van de historische vereniging. De insteek is niet om iets tegen te houden (zoals woningbouw), maar om de procedure in de gaten te houden en hierover mee te denken. Het bestuur heeft zelf al eerder ervaren dat dit soms een spanningsveld oplevert, bijv. bij het herinrichtingsplan voor de Prinsengracht. Daarom wordt er terughoudend mee omgegaan en wordt er geen partij gekozen.

Maks van Middelkoop leest zijn mail van 6 juni jl. aan Fien Wonen voor. Hierin staat vermeld dat de HVAT eerst het definitieve advies van de CRKE (Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit en Erfgoed) van de gemeente Vijfheerenlanden wil bestuderen en daarna pas een standpunt zal innemen. De HVAT zal door Fien Wonen worden geïnformeerd wanneer dit definitieve advies gereed is. Op dit moment heeft de HVAT dus nog geen standpunt ingenomen.

Sluiting door de voorzitter

Jory dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering rond 20:00 uur.